log documente eșantion de intrare și reguli de
logare corectă și sistematică permite contabile, ordonarea și prelucrarea ulterioară a corespondenței de intrare și de ieșire. Această revistă - un element obligatoriu al managementului oricărei companii sau organizații.
Este rapid și gratuit!
Regulile de baza înregistrării corespondenței
Descărcați un jurnal de documente de probă.
înregistrarea obligatorie a tuturor documentelor de afaceri de intrare și ieșire
Există mai multe tipuri de documente de intrare și ieșire :. O scrisoare, telegrama, explicative și memo-uri, comenzi, directive, protocoale, aplicații, certificate, etc. Cu toate acestea, printre matrice, există tipuri de corespondență care nu fac obiectul înregistrării obligatorii (nu sunt legate de partea de business a operațiunilor organizație).
fixarea termenelor
scrisori de înregistrare are loc strict în ziua sosirii în secretariatul sau biroul organizației. Este obligatoriu pentru a indica ziua, luna și anul de sosirea e-mail. Acest lucru permite nu numai pentru a menține ordinea cu mesaje, dar, de asemenea, în viitor, pentru a avea informații cu privire la statutul de limitări ale documentului.
Înregistrare O dată
Unicitatea numărul de înregistrare al documentului
Fiecare document este atribuit numărul său de înregistrare, în care continuă să monitorizeze orice acțiuni cu ea. Jurnalul de asemenea, vă permite să se diferențieze corespondența în ordinea importanței: în cazul în care scrisoarea este importantă, este dat un marcaj special prin care poate fi imediat văzut în revista nu numai secretarul, dar, de asemenea, șeful întreprinderii.
Tipuri de busteni
Înregistrarea documentelor în forma unui jurnal cu un mediu de hârtie (revista) - o metodă dovedită și fiabilă de a conduce documente. Cu toate acestea, este potrivit pentru organizațiile mai mici, cu numărul de documente primite mai mult de câteva sute pe an. Când este vorba de întreprindere mare, folosind un jurnal de hârtie va crea dificultăți atunci când se caută documente cu numărul lor mare. În acest caz, convenabil de e-zine.
Jurnal electronic vă permite să organizați și să stocheze un volum mare de informații primite.
Un sistem automat de înregistrare surprinde ambele documente scrise și electronice trimise la numele instituției. Pentru documentele de înregistrare utilizate în Word și Excel aplicații, fișiere de calculator cu xls, doc, docx. Cu revista electronică poate căuta, informații de sortare, utilizarea de filtre diferite. Accesul la revista electronică poate fi fie toți angajații companiei, sau câțiva oameni special pregătiți.
La avantajele evidente ale metodei electronice de înregistrare, există posibilitatea de denaturare a oricăror informații cu privire la documentul din cauza unor posibile defecțiuni ale echipamentului. De asemenea, nu se poate exclude accesul neautorizat la informații sensibile. În acest sens, utilizarea unei reviste de hârtie este mai fiabilă și vă permite să stocați documente de mare valoare. În plus, nu toate companiile au suficiente resurse pentru punerea în aplicare a sistemelor electronice de gestionare a documentelor.
Reguli de bază pentru umplere și depozitare
În aparență, un jurnal al documentelor de intrare și de ieșire este un notebook sau o hârtie de carte în format A4, realizate pe suport de hârtie. Pentru o mai bună conservare a documentelor în umplere este recomandat să se folosească pixuri albastru și negru.
În ziua de admitere la organizarea revistei este înregistrată prin atribuirea unui număr unic. Pagina de titlu afișează numele organizației, stabilit la data deschiderii și închiderii ulterioare a revistei. Revista apoi enumerate (numerotate secvențial și în fiecare an, începe din nou, în timp ce înregistrarea continuă în același jurnal).
Pe paginile următoare este pus pe persoanele în cauză. responsabil pentru efectuarea documentelor (numele, funcția, de muncă și perioada de semnare). Înregistrarea documentelor începe la pagina „4“ revista.
Revista nu este un document de responsabilitate strictă. El a păstrat la dosar timp de 5 ani, nu tighelite și numerotate.
La întreprinderea centralizată și tipuri descentralizate de documente de înregistrare. În primul caz - un singur jurnal general folosit în întreaga întreprindere sau organizație. Al doilea tip este tipic pentru întreprindere mare (mai multe mii de persoane): jurnal de documente de intrare și ieșire disponibile în fiecare unitate și este stocată în capul secretarului departamentului relevant.
Deoarece nu există nici un model al acestei reviste, că fiecare organizație are dreptul de a alege și alege forma de umplutura, se determină numărul și numele de coloane din ea. Forma clasică este considerată a fi o indicație a unui număr unic de document, data trecerii sale, și o scurtă descriere. Acești parametri permit deja să activați corespondența de gestionare a documentelor. Prezența restului graficului depinde de specificul organizației dumneavoastră.
Numărul de înregistrare este format din mai multe cifre și litere (și indicate în document).
Data primirii. ziua, luna și anul de intrare sau de plecare a unui document.
Tipul documentului este un accesoriu funcțional.
Artist - angajat delegat pentru a aborda problemele identificate în document.
coloane suplimentare ar putea fi:
- numărul de foi de documente;
- metoda de livrare;
- aplicații;
- note;
- marca asupra performanței;
- Rezoluția.
Aveți în continuare întrebări? Aflați cum să rezolve exact problema ta - Suna acum:
Este rapid și gratuit!