Înregistrarea de afaceri, de birou

Înregistrarea cazurilor apar în stabilirea lor, precum și în pregătirea documentelor pentru transferul lor la arhive. Când a fost deschis cazul, în primul rând, trebuie să aranjați în mod corespunzător afacerile capacului (înregistrarea tuturor elementelor necesare ale capacului). Pentru păstrarea înregistrărilor, necesitatea de a adera la cerințele existente pentru formarea afacerilor.

Dacă lucrurile un termen de valabilitate de cel puțin 10 ani. a permis o distanță parțială a cazurilor. Termenii rafinați nomenclatura afacerilor sau a unei liste de documente. De fapt, în orice organizație, numărul de cazuri cu un termen de valabilitate de 5 ani va fi o majoritate absolută.

În înregistrarea parțială a cazului (în munca de birou este un termen comun) i se permite să părăsească documentele din dosarele în care sunt plasate pentru anul de birou, și să nu efectueze nicio acțiune pe ea. După data de expirare, precum și pierderea de nevoia lor de practică să fie elaborate cu privire la distrugerea documentelor.

Înregistrare completă este necesară pentru a desfășura o activitate cu o perioadă de depozitare permanentă și pe termen lung (peste 10 ani), inclusiv documentele de personal. În mod normal, acest lucru se face în curs de pregătire pentru transferul cauzelor către arhiva organizației. În acest caz, cu condiția ca următoarele cerințe pentru înregistrarea cazurilor:

• Peresistematizatsiya foaie business - cea mai timpurie documentul ar trebui să fie primul - în partea superioară a stivei, cu eliminarea tuturor pieselor metalice (agrafe, capsator paranteze).

• numerotare Sheet - pune jos un simplu creion numărul în colțul din dreapta sus al fiecărei foi (foaie-martor și inventar intern nu numerotată) a fiecărui volum separat, toate camerele „vechi“ sunt pur și simplu cruce afară.

• Efectuarea de înregistrare a plăcii caz martor.

• Dacă este necesar, face un inventar al documentelor de afaceri interne.

• cazuri de acoperire face în forma prescrisă - pentru a vedea în mod clar o legătură în primul paragraf al articolului.

• Cheltuiți documente obligatorii sau firmware în copertă (carton) pe cele patru puncția - este posibil cu ajutorul unei organizații specializate și pot fi efectuate în mod independent. Lucrările pot fi realizate fără echipamente speciale. Întrucât, pentru a facilita punerea în aplicare a intepaturile folosesc adesea un burghiu electric convențional (aveți nevoie de un pic mai mic burghiu diametru), acesta va avea nevoie de încă un fir de nailon și un ac mare.

Documentele de reglementare nu oferă informații suplimentare cu privire la legarea sau inserarea afacerilor. Principalul lucru care sa dovedit ușor și pentru a asigura lizibilitatea componentelor text ale documentelor de afaceri.

După înregistrarea completă a cazurilor acestea sunt gata pentru arhivare pe termen lung a organizației, precum și în ordinea stabilită pentru a le transfera la stocarea de stat (acesta din urmă - pentru organizarea sursei de achiziție a Arhivelor Statului).

Vă mulțumim pentru adăugarea acestui articol:

Bine ai venit! La pregătirea cazului pentru transferul arhivei asupra detaliilor pentru pagina copertă „inițiat“ și „terminat“? Dacă da, în care cazuri ele sunt puse în jos. Mulțumesc.

Bine ai venit! Spune-mi, te rog, ordinele de reticulare pe activitățile de bază, mai multe comenzi sunt lipsesc, pot pune o copie a acestor comenzi, ceea ce face mențiunea corespunzătoare din fișa-martor sau este inacceptabil?

Bine ai venit! În absența originalelor pot fi înlocuite cu ordinele lor copii certificate. Prin urmare, o copie ar trebui să se asigure de acest ordin numere (copii) într-o foaie de-martor.

Bine ai venit! Spune-mi, te rog:

1) Am de afaceri din mai multe volume. De exemplu, №1 a început - este data primului document în volum este de peste - este data ultimului document în volumul? sau „completat“ scrie data ultimului document în dosar? (Acesta este un instrument extrem al treilea volum)

3) Procesele-verbale ale reuniunilor (ei, de asemenea, 5 ani), amplasate la primul la ultimul din partea de sus în jos?

Bine ai venit! 1) În fiecare volum arată datele primului și ultimului document, un legat în acest volum.

Cazurile de timp de depozitare temporară (1, 3, 5 ani), sub rezerva clearance-ul parțial (de acoperire se face din cazul), documentele în cauză nu re-formă.

Alo Am aprobat afaceri din nomenclatura gorarhivom (în fiecare an nou).

Suntem un dosar fabrica din nomenclatură, dar se întâmplă la sfârșitul anului că dosarul nu conține un singur document sau au 1. Este adesea astfel de cazuri de stocare permanentă. Cum putem fi? Păstrați dosarele goale nu este logic, dar atunci când transferat la gorarhiv în cazul lichidării noi vor fi necesare în conformitate cu nomenclatura.

Bine ai venit! În cazul în care în cel puțin un document, apoi depozitați este necesar (de exemplu, unele regulamente, instrucțiuni). În cazul în care caz nu este format (niciun document), nu este necesar să continue să-l includă în intervalul de cazuri. În cazul în cazul prevăzut nomenclatura afacerilor, dar nu de fapt format, apoi prezentarea unui inventar al cazurilor întocmite în vederea aprobării de către certificatul EPA pentru semnătura capului, care nu se desfășoară. Referirea este făcută în mod arbitrar.

Bine ai venit! Cum de a seta ordine de numerotare pentru activitățile de bază, în cazul în care una dintre comenzile au anexele 10 foi? Și în care a spus despre aceste aplicații în afacerile interne ale unui inventar sau a unei liste - Martor?

Bine ai venit! Dacă te referi la numărul de foi, în cazul cu instrucțiunile din activitățile de exploatare, în acest caz, numerotarea este efectuată într-un mod general, marchează prezența cererii se face fie în foaie martor, sau în afacerile interne ale documentelor de inventar.

Bine ai venit! Spune-mi, dacă un document este plasat în mai multe volume, o serie de documente din dosarul indicat în procesul-verbal al inventarului intern al fiecărui volum?

Bine ai venit! În acest caz, nu există nici un sens pentru a face un inventar al documentelor de afaceri interne. Dacă, totuși, un inventar intern incadrat, documentul unic este indicat în raportul de sinteză. Ce altceva poți să scrii?

Spune-mi, te rog, cum la fel de a fi?

Ce să fac? Este posibil să brodeze cazul în anii anteriori sau să plece pentru depozitare permanentă așa cum este?

Mulțumesc pentru ajutor.

Bine ai venit! Este mai bine să brodeze cazul și să tragă din nou „așa cum ar trebui să fie.“

Bună ziua, Eugene!

Am 4 întrebări pentru tine pe inregistrare, în cazul cărților de muncă nerevendicate și documente personale autentice.

1 întrebare: în ce formă rapoartele departamentului de resurse umane, în inventarul cauzei la arhivă? În fiecare an, departamentul de resurse umane trebuie să ia inventarul (acceptare) pentru a arhiva înregistrările de muncă nerevendicat generate în afaceri, adică, cusute în carcasa (în plicuri, fiecare în ordine alfabetică a numelor de familie), un inventar intern și foaia-martor? Probabil mai bine numelui de familie a trecut la contabilitate a fost!?

2 întrebare: liste este numerotat funcționează cărți nevoie?

Într-un articol recomandat: „din moment ce aceste documente sunt personale, nu avem dreptul de a foi numărul cauzei și interior. Numerele de inventar ale count foi va fi gol „, precum și astfel de chestiuni sunt formate într-un dosar de carton cu siruri de caractere.

Cum de a face aceste lucruri, dacă suntem singura sursă de documentare de management al documentelor de achiziție și documentația tehnică?

3 întrebare: cum să facă în inventar pentru HP dosarele de angajare nerevendicate și documente personale autentice?

Dacă am forma o afacere în plicuri (și plicuri și foi numerotate de lucru. Cărți în ea), și reticulat, apoi, în timp ce lucrurile obișnuite pe care le scriu în inventarul de droguri. Numai, din nou, în specialistul articol de revista spune ca ai nevoie, indiferent de metoda de afaceri de înregistrare, introduceți în inventarul de fiecare nume de familie de carte la eliberarea proprietarilor intră în inventarul de faptul de a da, dar se pare confuzia, deoarece inventarul fiecărui caz atribuite în ordinea arhivelor acestora cifru, și dacă am intra în fiecare carte, atunci voi ajunge pe lista de mai multe documente care pe ordinea de camerele sunt mari, iar noi credem aceleași lucruri!?

4 întrebare: ce să facă în cazul în care unele tr. cărți nu există nici o înregistrare în angajarea și eliberarea din funcție a organizației noastre și, de exemplu, este necunoscut record de concediere, dar numai la recepție? dacă este posibil să se formeze cazul la data ultimei înscrieri în forța de muncă (data închiderii de evidență a documentelor)?

Pot să scrie data în extremă, adică, data de închidere și ținerea evidenței va fi ultimul an de înregistrare, în cazul în care nu vă puteți da seama?