documentelor de intrare și de ieșire sunt înregistrați corect

documentelor de intrare și de ieșire: înregistrarea CORECT

Cu siguranță suntem cu toții se confruntă cu o situație în care vă amintiți că un (mesaj de informație referitoare la ordinea sau alt document) lit. a venit, și pentru a găsi nu se poate, sau ar trebui să fie în cererea de a se referi la un document care a fost trimis mai devreme, dar nu pot face acest lucru, deoarece ei nu știu nici data exactă de plecare, nu există alte indicații care să îi permită să fie identificate. Acest lucru se poate întâmpla în cazul în care organizația nu a fost sistem de înregistrare și de înregistrare a documentelor de intrare și de ieșire stabilite. Pentru a afla cum să construiască sistemul, va spune astazi.

De obicei, organizația a dezvoltat o listă de documente care nu fac obiectul înregistrării. O astfel de listă poate fi un document separat (în acest caz, acesta trebuie să fie aprobat de către conducătorul societății), precum și anexa privind instrucțiunile de birou. În practică, aceasta include:

- materiale informative, trimise sub formă de copii pentru examinare;

- scrisori și telegrame de felicitare;

Toate mesajele primite (plicuri, colete, documente fără plicuri, etc.) ar trebui să ia angajat care cunoaște structura companiei. Din aceasta, uneori, depinde de decizii rapide într-o anumită problemă.

Documentele primite de către societatea pe suport de hârtie, sunt tratamentul primar, de revizuire preliminară, înregistrarea, examinarea și îndrumarea interpreților livrate.

Acorde o atenție! documentele de intrare sunt înregistrate o dată - în ziua sosirii lor.

O astfel de marcă este pus în colțul din dreapta jos a părții din față a documentului. Dacă documentul conține mai multe foi, a pus doar un semn pe prima pagină. Dacă plicul nu este deschis (de exemplu, în cazul în care este marcat „personal“), o marcă ștanțat pe plic în colțul din dreapta jos.

Marca de pe documentul de primire în organizație trebuie să conțină:

- următor numărul de serie;

În unele cazuri, atunci când documentul este urgentă sau foarte important, fixat ora și minutul primirii sale de a companiei.

Marca poate fi aplicată manual:

Sau cu ajutorul unei ștampile de cauciuc:

│ "__" ___________________ 20__ de │

Amintiți-vă, aceasta este doar o formă exemplară - Puteți adăuga, modifica sau șterge coloane specifice, cum ar fi adăugarea unei coloane „semn pe performanța“ pentru a controla executarea documentelor. Informații despre artist poate fi luat din rezoluția capului pe documentul de intrare.

După introducerea în jurnalul de documente și care poartă marca de înregistrare a fost trimisă la destinația corespunzătoare performeri.

descrie pe scurt modul de lucru cu documentele primite. Acestea sunt sortate, în funcție de faptul dacă doriți o revizuire obligatorie de către un director sau pot fi trimise direct la unitățile structurale relevante. În cazul în care o parte a documentului este indicată printr-o unitate structurală sau un anumit oficial, documentul este trimis direct la acestea.

Notă. La trimiterea unui document de la o unitate structurală la o altă societate care nu este reînregistrată.

În prezent, destul de des scrisorile vin prin e-mail. Cum să le înregistreze?

Originale de documente electronice primite trebuie trimise cu o scrisoare de intentie la dosar.

Dacă este necesar, documentele primite prin e-mail pot fi imprimate pe hârtie.

Creat în organizarea documentelor trebuie să vă înregistrați în ziua semnării sau aprobării lor. La înregistrarea unui document, trebuie să alocați un număr și o dată:

- semnarea (pentru documentele care nu sunt supuse aprobării);

- aprobare (pentru documentele care urmează să fie aprobat);

- întâlnire sau decizie (pentru protocoale);

- evenimente (pentru atacuri).

Pe prima pagină a documentului care urmează să fie trimis, numărul de înregistrare este aplicat, constând dintr-un număr de serie al documentului, care poate fi completat la latitudinea organizării cazului de sub nomenclatura cazurilor, informații cu privire la corespondent, artiști și alții. Iată un exemplu.

03 - numărul unității structurale (personal), 05 - numărul de caz în cadrul nomenclaturii afacerilor, 61 - un număr de serie.

În cazul în care departamentele au prescurtat numele, numărul de înregistrare al documentului de ieșire ar putea arăta astfel:

│ Ex. N K-05/61 sau cam asa │ │ Ex. N 61K │

K - Resurse umane, 05 - numărul de procedură în conformitate cu nomenclatura afacerilor, 61 - un număr de serie.

Rețineți că, pentru fiecare grup de documente este un check-in separat, în cursul anului calendaristic. Se pune întrebarea: ce este acest grup? Documente cu aspect uniform și să înregistreze un loc sunt incluse într-un grup detectabil. De exemplu, ordinele și directivele - sunt două tipuri diferite de documente, astfel încât acestea sunt înregistrate într-un singur loc, dar în diferite reviste.

Se pare că indexarea ordine, regulamente, protocoale și așa mai departe. N. este produs pentru fiecare tip separat. Pentru astfel de documente este indicat pur și simplu un număr de serie pe parcursul anului, cum ar fi ordinul N 4, un act N 12, N protocolul 3. Dacă doriți să trimiteți aceste documente, „lumea din afara“ pentru ei și a pregătit o scrisoare de intentie este prezentat pentru înregistrare și expediere.

Informații cu privire la înregistrarea și documentele de ieșire sunt de logare, dar pentru documentele de ieșire. Aici sunt forma aproximativă a revistei.

documentele de ieșire înregistrate trebuie trimise sau de alte mijloace de comunicare.

Documentele pot fi detectate cu ajutorul unui software special, care este instalat pe un computer personal. Cu aceste informații în documentul de înregistrare sunt introduse într-o înregistrare și control card electronic, care este stocată în baza de date. Având în vedere diferitele programe ale cardului și conținutul său poate varia în funcție, cu multe produse software permite dezvoltatorilor pentru a adăuga mai multe detalii sau pentru a modifica aspectul cardului de înregistrare.

Rețineți că majoritatea programelor vă permite să imprimați un formular de înregistrare electronică pe suport de hârtie. Desigur, nimeni nu oferă să renunțe la toată hârtia de jurnalele de referință, dar noi credem că în prezent documentele formularul de înregistrare automatizat mai convenabil și eficient.

Pentru a rezuma, aș spune că toate regulile privind înregistrarea documentelor, primite, efectuate sau create în cadrul organizației, cel mai bine este de a consolida actul normativ local, - pe baza instrucțiunilor de birou. Dacă nu, în anumite situații, lucrătorii pot face pe cont propriu, așa cum le place, ceea ce nu este întotdeauna acceptabilă.

semnat de imprimare

Rata și Spune-le prietenilor

Subiectele noi din forum

Selectați newsletter-ul la care doriți sau nu doriți să fie semnat.

Adăugați la site-