Condiții de livrare a documentelor la arhiva, în scopul de a preda cazul arhivelor, acestea trebuie să completeze formarea
Pentru a trece cazul la arhive, ei trebuie să completeze formarea.
A face caz, și anume, pregăti pentru depozitare, în conformitate cu normele stabilite, care face un serviciu care oferă activitatea depozitului, în cazul nostru - personalul.
Making include:
liant sau legarea cazului;
numerotarea foilor, în cazul;
redactarea etichetelor de asigurare în caz;
dacă este cazul, întocmirea unui inventar al afacerilor interne;
proiectare caz acoperire.
Normele de înregistrare a cazurilor de depozitare sunt luate în considerare în Regulile generale ale activității arhivelor organizațiilor. Să luăm în considerare principalele puncte.
Primul dintre documentele selectate pentru depozitare, este necesar să se elimine toate clemele de metal și paranteze: acestea rugini rapid și documente foarte rasfatata. Este imposibil să sigileze documentele deteriorate bandă transparentă: după câțiva ani de depozitare, masa de adeziv este stoarse de sub banda și se lipesc împreună toate paginile în jurul valorii. Mai bine decât nimic pentru a lipi ca lipici de papetărie, eventual, galben și deformate.
Arhiva organizației a acceptat de afaceri de inventar, cu o perioadă constantă de depozitare, personal și cu o durată de depozitare de peste 10 ani.
Foi numerotate în creion caz, la sfârșitul cazului este încorporat gol foaie martor și, dacă este necesar - forma de inventar intern. Aceste foi nu sunt numerotate. Apoi, cazul este cusută fir puternic în hard cover. Dosare Suporturi Folder-metal pentru depozitarea pe termen lung nu poate fi utilizat.
Următoarele informații sunt furnizate în foaie Martor:
De fapt, tivită și numerotat 105 (o suta si cinci) n.
Inclusiv foi literale 5a, 17a.
Foaia 25 are daune fizice - decalaj.
Secretar Semnătură Nume
Pentru întreprinderile cu o valoare de documente deosebit întocmite de inventar intern. Titlu de afaceri include informații din nomenclatorul afacerilor:
numele instituției și subordonarea acesteia;
denumirea unității structurale;
Depozitarea documentelor de HR
indicele de afaceri de birou;
perioada de valabilitate a cazului.
Titlul sunt fapte, de asemenea, completate de următoarele elemente:
date de afaceri
numărul de foi în cazul;
cifru arhiva (să fie marcate în arhivă).
Cazuri raft inventar, în timp ce în momentul livrării verifica disponibilitatea lor.
Lucrările la organizarea documentelor, selectarea și pregătirea lor pentru depozitare este relativ consumatoare de timp, mai ales în cazul în care organizația a existat pentru o lungă perioadă de timp, iar stocarea nimeni nu a făcut.
Asistență metodologică pentru problemele organizațiilor de reținere a documentelor trebuie să furnizeze arhivele municipale - acestea sunt în orice municipalitate, și nu vă puteți cere sfaturi. Dar când vine din utilizarea practică a sistemului, fără a documentației stocate timp de mai mulți ani, și chiar zeci de ani, cel mai bine este de a contacta experți. În orice arhivă de stat există un serviciu special care se efectuează asupra condițiilor contractuale ale acestei lucrări.